Compte rendu de réunion du CS
du 22 novembre 2012
1 / Point sur le mode de communication :
Le CS évoque la nécessité de mettre en place un mode de communication remontée décision commission inter-réunion du CS.
Un suivi des actions a été mis en place et sera balayé à chaque réunion du CS.
1 / Balayage des actions en cours inscrites dans le tableau de suivi des actions :
Action 1 : Ascenseur
Pour évaluer l’état de nos ascenseurs et le niveau de qualité des prestations CEPA, une analyse des pannes et des interventions CEPA va être à mener.
Action 2 : AG ASL Rampe :
L’AG ASL Rampe a déjà eu lieu sans convocation. Seul l’Hôtel Marriot y a été convoqué. Cette AG n’est donc pas valable. Décision de contacter Maitre Audineau.
Rem : depuis cette réunion le CS a été informé qu’une nouvelle AG a été planifiée par Foncia
Action 8 : Suite des travaux sur le toit du 16 non concluants
Mr Regy a informé le CS que les réparations avaient été effectuées par Brisset sans facturation. Le CS décide d’auditer la fin des travaux.
Action 9/10 : Remplacement Brisset
La LRAR pour mettre fin au contrat Brisset a été envoyée.
Des devis à partir d’un Cahier des Charges de maintenance réduit aux prestations obligatoires sont attendus pour analyse et décision. Un devis est en la possession du CS.
Action 11 : Prestation Surveillance (Société DPSA et Teleprotect)
Prestation d’un montant de 200 k€ / an.
Une analyse de ce poste est en-cours pour chercher à optimiser ce poste de dépense à Iso-Prestation (Surveillance Alarme Incendie + 3 rondes + passage loge par DPSA / alarmes anti-intrusion par la Société Teleprotect). Si cette analyse est concluante, elle sera mise à l’Ordre du Jour de la prochaine AG.
Action 13/15 : Travaux Etanchéité
Le CS décide qu'après les interventions systématiques en 2012 de l’architecte Mr Benilsi pour les dégâts des eaux, le Syndic ne fera plus appel à Mr Benilsi.
Mr M., architecte et membre du CS, assistera bénévolement notre Syndic sur le traitement des dégâts de eaux encours sur 5 appartements et au niveau des entrées 4 et 10.
Action 14 : Rénovation des portes d’accès au parking
Suite à la dernière AG Parking et à la demande d’un copropriétaire de voter la réfection des portes d’accès au parking, le CS a pris en compte cette demande. Une visite des différents sas d’accès au parking a permis de quantifier les travaux.
La décision est prise de mettre en attente ce dossier. En effet, tant que le dossier sécurité des parkings vis-à-vis de la préfecture n’est pas clôturé, le CS ne connait pas encore l’ampleur et le type de travaux pouvant être demandés à la Copropriété.
Action 22 : Remplacement EDRA (société de nettoyage copropriété / sortie poubelle)
Notre Syndic a mis en concurrence notre prestataire EDRA sur un Cahier des Charges identiques à celui d’EDRA en incluant un shampouinage annuel des moquettes couloirs.
2 / Demande particulière :
Ci-dessous l’extrait d’un mail d’un copropriétaire :
Bonjour,
[ … ]
J'habite à l'entrée 4, et l'appartement donne sur une terrasse, et 3 portes fenêtres permettent l'accès. Ce sont principalement ces joints que je souhaite changer, car du fait du passage, de leur usage fréquent, les joints de la partie basse sont très distendus et ne sont plus très efficaces en termes d'étanchéité à l'air et à l'eau.
[…] le fabricant de nos châssis n'existe plus et que pour les changer à l'identique (chaque joint étant spécifique à un profilé de châssis), […]
Vous serait-il possible d'étudier cette question avec le syndic, […].
Le CS demande à notre Syndic de prendre en compte cette demande avec si nécessaire l’aide de Mr M.
Heure de fin : 23H00.
La prochaine réunion du conseil est à fixer
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Compte rendu de réunion du CS du
22 octobre 2012
En , les actions à mener valider en réunion.
Heure de début : 20 h 45
1 / Point sur commission :
Commission travaux : une liste de travaux existe mais pas de suivi par le syndic sur les divers points
Commission Civilité : pas de réunion
Commission Foncia : traitement du passif
Commission Optimisation des Charges : travail de fond sur tous les contrats avec des pistes d’optimisation des charges
Commission Contrôle des Comptes : le contrôle des comptes parkings, ASL voie piétonne et habitation a été fait. Une liste de commentaires pour rectification sur les comptes a été envoyée à M Regy. Un premier débriefing a eu lieu avec le comptable. Une deuxième réunion est à planifier.
2 / Avancement actions : en les actions à mener inscrites dans le dernier CR du CS
Le CS décide par conséquent d’étudier la nécessité de ce contrat de surveillance incendie via la commission Optimisation des Comptes et de mettre ce sujet à la prochaine AG
Suite à une réunion de la Commission, un mail a été envoyé le 3 octobre par la commission au syndic pour action (étude retrait DPSA avec mise en place surveillance 24/24 + prestation maitre chien si nécessaire) =>Pas de retour de Mr Regy
Le CS demande au Syndic de rompre le contrat Brisset dès maintenant et de suspendre le paiement des factures Brisset
LRAR envoyé à Brisset par Mr Regy.
Retour sur la prestation Brisset sur les toits: le CS est toujours en attente des actions de Mr Regy vis-à-vis de ce dossier (demande à faire d’intervention sans frais de Brisset pour réparer les désordres visibles sur les toits engendrés lors de la dépose / pose des VMC et canalisations).
Le CS demande à Mr Regy de transmettre les 3 devis de prestataire en remplacement de Brisset à la Commission Optimisation des Charges pour analyse et décision
A vérifier si envoi des Devis à la commission.
La commission Optimisation des Charges a demandé de tronçonner le contrat initial Brisset pour ne garder que les prestations obligatoires.
Le CS demande à Mr Regy de rendre plus ‘lisible’ les interventions des prestataires en améliorant le processus de suivi ( avec l’aide de notre gardien )
Le CS n’est pas informé des actions menées par le Syndic sur ce sujet.
Entretien Portes Parking : Action à suivre au sein de la commission Optimisation des Charges
Petites réparation à prendre par les Gardiens : Mr Regy analyse cette possibilité.
Actions suivi par la Commission Optimisation des Charges (Mr N.)
Au vue de tous ces manquements, le CS demande à Mr Régy de convoquer l’AG de l’ASL Rampe dés maintenant et de remplacer via cette AG le directeur de l’ASL ( Syndicat de Dareau ou le notre ).
Suite à cette AG, la demande de solde tout compte ainsi que la transmission des documents de cette ASL devra être faite par le nouveau directeur.
Si Foncia ne répond, une action en référé sera à initiée
Pas d’information sur la convocation AG ASL par Mr Regy. Mr VC relance à nouveau Mr Regy.
Au regard du nombre important de non réponse et d'absence d'action du syndic, le conseil syndical dans l'unanimité des présents décide l'envoi d'une LRAR au syndic.
Mr Regy informe le CS qu’il reste actuellement 5 cas de Dégâts des Eaux liés aux défauts de façades ( Appartements C, N, L.: problème d’évacuation des eaux provenant des toits / Appartement B. : humidité au droit des façades / Appartement J. : fuite extérieurs générant décollement de façade ).
Le CS prend note de cette proposition et informe Mr Regy que la Commission Travaux après analyse de ces dossiers apportera une réponse sur la nécessité de faire appel ou non à Mr Benilsi.
Mr M. prend rendez-vous avec Mr Regy pour visiter ces appartements et donner son avis.
Le CS ne souhaite plus travailler avec M. Benilsi au regard des coûts et de la qualité de ses prestations ( ex : réception travaux toit alors que des malfaçons ont été vues par des membres du CS / expertise fissures au -4 non robuste )
3 / OdJ AG Habitation :
RAPPEL : Le CS ne veut pas faire appel pour ces deux AG à des votes électroniques type ‘Consolium’ ( cout de 3000 € pour les deux AG avec comme élément de sortie deux CR d’AG que le Président de Séance ainsi que les Assesseurs ont du corriger complètement )
Pt 27 : à retirer
Pt 29 et 32 : Inclure que les bureaux doivent payer la quote part de ces travaux. Sinon retirer ces deux points.
Pt 35 : le CS n a pas été consulté et demande 3 devis d’ascensoriste.
Pt à rajouter à l’ordre du jour :
Budget 2013 – 2014 : attente du projet pour validation
Vote d’un budget pour modifier les statuts ASL ( Voie Piétonne )
Vote pour le remplacement de la prestation Sécurité ( DPSA ) par type Teleprotect avec la possibilité d’un passage de maitre chien.
Vote pour le remplacement de la société Brisset en incluant 3 devis avec prestation forfaitaire limitée aux prestations obligatoires, puis avec paiement à l’acte pour le reste des prestations qui seront pilotées par un préventif de maintenance robuste.
Vote d’un budget de fonctionnement du CS ( 500 € ) ( en 2012 des membres du CS ont du avancer de l’argent pour certains acte : réparation moniteur de télésurveillance de la loge, achat de crochets supplémentaires pour les garages à vélo, ... ).
Vote d’un budget pour faire appel à un expert comptable pour analyser les comptes ASL Voie Piétonne sur 2 ans ( correspondant à la passation Foncia – Centennial )
Vote du remplacement EDRA – attente des 3 devis incluant le nettoyage des moquettes des paliers annuellement.
4 - OdJ AG Parking :
Pt 12 : à retirer
Pt 14 : à retirer sauf si émane d’une demande individuelle ( nom à inclure si c’est le cas )
Points à rajouter à l’ordre du jour :
Vote d’un budget pour modifier les statuts ASL Rampe
Vote pour le remplacement de la prestation Sécurité ( DPSA ) par type Teleprotect avec la possibilité d’un passage de maitre chien.
Heure de fin : 23H00.
La prochaine réunion du conseil est à fixer entre le 19 et 23 Nov
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Conseil Syndical de la Villa de Lourcine
Compte rendu de réunion du CS du
19 septembre 2012
Heure de début : 20 h 10
1 / Retour sur l’évaluation de la prestation de notre Syndic faite par le CS
Apres plus d’un an de travail avec notre Syndic Centennial, le CS a évalué en amont de cette réunion la prestation de celui-ci via un questionnaire. Le résultat exhaustif de cette évaluation, qui est en annexe, a été transmis au syndic pour qu’il puisse s’expliquer et proposer à la Copropriété des axes d’amélioration.
Ci dessous un résumé de cette évaluation :
Points forts :
Les compétences techniques
La transparence et lisibilité des actions du syndic
La réactivité face aux problèmes survenus et la gestion des travaux
La Transparence sur les points financiers
La Rapidité de réponses aux questions posées par le CS et/ou copro
La communication avec le CS (informations, transparence, écoute)
Points à améliorer :
L’organisation du syndic ( ex : pas d’avancement visible sur le sujet sécurité parking, pas de retour sur action menée vis-à-vis Foncia concernant l’AG ASL rampe )
La rigueur dans les rapports avec les entreprises, La préparation, suivi et réception des travaux ( ex : prestation de Brisset non à la hauteur lors des travaux de réfection du toit et non vu par l’architecte Mr Benilsini )
La qualité des réponses aux questions posées par le CS et/ou copro ( ex : temps de réponse sur le sujet AG ASL rampe )
Manque d’actions préventives pour l’entretien de l’immeuble ( ex : défaut ascenseur récurrent, propreté des ASL piétonne côté Dareau )
Elaboration de cahier des charges
Optimisation des dépenses ( travaux en cours mais pas de communication descendante au CS )
Le syndic rappelle au CS que depuis la nomination de Centennial comme Syndic Habitation,
il est intervenu plus de 70 fois à la Copropriété sur divers sujets,
il a eu à traiter les cas urgents d’infiltrations sur les façades en 2011,
il a travaillé sur les contrats Edra ( Prestation Nettoyage ), Brisset ( Prestation sur VMC, Climatisation Bureau, Surpresseur, … ).
Néanmoins, le syndic propose après discussion avec le CS:
d’améliorer sa communication avec la copropriété
de prendre en compte tous les problèmes en temps et en heure
d’être plus rigoureux vis-à-vis des Prestataires ( suivi des interventions / réception travaux )
d’informer au fil de l’eau ou périodiquement le CS ( via les commissions ) des actions en cours
Le CS prend note de ses propositions et informe Mr Regy qu’il évaluera à nouveau sa prestation courant 2013.
2 / Point sur les contrats ( Commission Optimisation des Charges )
Mme H présente au CS
Le classement des postes de dépense et les remarques des frais réels 2011 sont les suivants:
Gardien
Edra ( nettoyage copropriété – ASL / sorties poubelles ) : poste élevé : plus de 47 000 euros
Sécurité Incendie / loyer local sécurité : 120000 €
La société Alliance Télésurveillance assure la maintenance et la télésurveillance 24h/24h des caméras avec une fonction d’alerte. La fonction d’intervention est confiée en journée aux gardiens et la nuit à DPSA
DPSA assure la présence pour la seule sécurité incendie en semaine de 19h30 à 7h du matin. Or il existe de très importantes ‘zones blanches’ sans surveillance, en fonction des horaires d’ouverture de la loge du gardien. Ainsi pas de surveillance-intervention incendie en semaine de 12h à 15h ( et le week-end le samedi après-midi puis la journée du dimanche, la loge étant fermée à ces heures là.
Le CS décide par conséquent d’étudier la nécessité de ce contrat de surveillance incendie via la commission Optimisation des Comptes et de mettre ce sujet à la prochaine AG
Brisset ( 30000 € ) :
Sous-traite la plupart des tâches au contrat sans clause prévue au contrat à cet égard
Prestations périodiques prévues au contrat non effectuées
Le CS demande au Syndic de rompre le contrat Brisset dès maintenant et de suspendre le paiement des factures Brisset
Mr Regy rappelle au CS qu’il a initié la recherche de prestataires pour remplacer Brisset et qu’il a en sa possession 3 devis
Le CS demande au syndic de transmettre les 3 devis à la Commission Optimisation des Charges pour analyse et décision
Le suivi des interventions via un cahier d’entretien de nos prestataires est très difficile : les cahiers de passage présents à la loge ne le permettent pas ( peu précis, incomplets, non remplis )
Le CS demande au syndic de rendre plus ‘lisible’ les interventions des prestataires en améliorant le processus de suivi ( avec l’aide de notre gardien )
CEPA ( ascensoriste ) : plus de 22 000 €
® grosses lacunes dans le contrat au regard des obligations réglementaires, notamment pas de travail d’anticipation de pannes ;
® pas de réelle possibilité de contrôler le respect des délais d’intervention et donc de sanctionner en cas de retard faute d’une formalisation suffisante des interventions.
APC Solution ( Architecte Benilsi ): 22000 €
Entretien Portes Parking : 11000 € avec trois prestataires différents
Beaucoup de zones d’ombre dans les contrats. Une mise à plat et une renégociation s’imposent
Action à suivre au sein de la commission Optimisation des Charges
Divers réparation électriques : 6000 €
Beaucoup de ‘petites’ réparations qui à priori pourraient être effectuées par les gardiens s’ils y sont habilités
Mr Regy analyse cette possibilité.
2 / Point divers – Mr Regy – CS :
ASL Voie Piétonne : ( directeur de cette ASL : Centennial )
Mr Regy informe le CS que toute la trésorerie de cette ASL n’a pas été récupérée ( manque 35 000 € ). Mr Regy ne paie plus aucune facture émanant de Foncia concernant cette ASL.
ASL Rampe : ( directeur de cette ASL : Foncia )
L’AG de cette ASL n’a toujours pas été convoquée par Foncia malgré deux lettres recommandées avec accusé de réception envoyées par Mr Regy sans retour.
Au vue de tous ces manquements, le CS demande à Mr Régy de convoquer l’AG de l’ASL Rampe dés maintenant et de remplacer via cette AG le directeur de l’ASL ( Syndicat de Dareau ou le notre ).
Suite à cette AG, la demande de solde tout compte ainsi que la transmission des documents de cette ASL devra etre faite par le nouveau directeur.
Si Foncia ne repond, une action en référé sera à initiée
Travaux suite à dégâts des eaux façades :
Mr Regy informe le CS qu’il reste actuellement 5 cas de Dégâts des Eaux liés aux défauts de façades ( Appartements Champlong, Ngo, Lemarte : problème d’évacuation des eaux provenant des toits / Appartement Beeker : humidité au droit des façades / Appartement Johanns : fuite extérieurs générant décollement de façade ).
Mr Benilsi, architecte, propose son intervention sur chacun de ces dossiers pour un forfait de 2000 € par appartements.
Le CS prend note de cette proposition et informe Mr Regy que la Commission Travaux après analyse de ces dossiers apportera une réponse sur la necessité de faire appel ou non à Mr Benilsi.
Retour action en justice Maitre Audineau – Mr S :
Mr S lit au CS les conclusions de Maitre Audineau, avocat du Syndicat des Copropriétaires, conclusions identiques à celles de Mr V.
La prochaine audience se tiendra le 27 septembre.
Le CS rappelle à Mr Regy que Foncia n’a toujours pas remboursé à la Copropriété les 3000 € correspondant aux honoraires de Maitre Elbaz, avocat de Foncia.
En conséquence, Mr Regy écrit à Maitre Audineau pour faire rajouter ce point à ses conclusions.
Prochaine AG Habitation :
Mr Regy demande au CS de faire en sorte de valider les comptes pour mi-octobre pour ainsi pouvoir envoyer les convocations pour le 15 novembre. La commission en charge de ce travail a initié le contrôle des comptes.
Mr Regy ayant déjà préparé un projet d’Ordre du Jour l’envoi au CS pour lecture.
L’ordre du jour étant épuisé et plus personne ne demandant la parole, la séance est close.
Heure de fin : 22H45.
La prochaine réunion du conseil est à fixer entre le 22 et 26 octobre
Annexe
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Compte rendu de réunion du CS Villa de Lourcine du 10 juillet 12
1 / COM – Contrôle syndic
Les factures sont réceptionnées par la commission mais toutes ne semblent pas être transmises par le syndic. Une mission de contrôle des comptes est prévue dans les bureaux de Centennial dés qu’une première ébauche des comptes cloturés seront faites. Lors de cette visite la commission étudiera aussi le projet des budgets des habitations, des parkings et des ASL.
La commission a reçu les documents de l’ARC pour l’aider lors des contrôles des comptes. Une formation payante complémentaire est proposé par L’ARC. Les membres essayeront d’y participer selon les dates proposées par l’ARC.
Le reste du CS demande à la commission de communiquer sur les grandes lignes.
Prévoir à l’ODJ de la prochaine AG un budget de fonctionnement du CS, argumenter cette demande en année N et rendre des comptes sur les dépenses en année N+1
2 / COM – Communication
Pas d’avancé. Feuille de route et premières actions attendues.
3 / COM – Travaux / Entretien
Une réunion s’est tenue en présence du Syndic avec une visite des toits et des sous-sols (4 juillet) :
· Les fissures dans les sous-sols sont jugées sans danger (les joints de fractionnement et de dilatation ont été mal faits à l’origine ce qui a provoqué par endroits des fissures de surface).
Action : Le CS préconise de reprendre le sol aux endroits les plus critiques (sans urgence, à regrouper avec d’autres interventions) -> resp. M.Régy
· Infiltrations. Toutes les interventions ont donné lieu à la résolution des fuites hormis chez 1 copropriétaire, en cours d’analyse. Le traitement des infiltrations se poursuit au cas par cas. Les infiltrations de terrasses sont souvent dues à la pose par les copropriétaires de carrelage sur le carrelage existant ce qui a pour effet de boucher les « pissettes d’évacuation d’eau ».
A étudier : le nettoyage régulier (tous les 8 ans ?) des terrasses (sous les dalles dites « flottantes ») par la copropriété pour éviter des cas d’infiltration suite à des bourrages -> resp. M.Régy.
Une liste des cas d’infiltration a été initiée. A compléter.
· Toits. Les tuyaux de ventilation VMC démontés pour refaire les toits ont été mal remontés voire abimés (pentes d’évacuation d’eau non respectées). La commission pointe la responsabilité de Brisset qui a mal fait son travail, l’architecte M Benilsi maitre d’œuvre qui suivait les travaux et du Syndic en charge de réceptionner les travaux.
Action : Faire reprendre tous les tuyaux sans facturation
Action : La commission n’a pas compris pourquoi le Syndic n’a pas fait une déclaration à l’assurance dommage ouvrage à laquelle nous avons souscrit et réitère cette demande
5 / COM – Optimisation des Charges
· Numéricable. Foncia a renouvelé en 2010 et sans accord de l’AG le contrat jusqu’en 2015. Pour cette date, prévoir une nouvelle antenne de façon à résilier définitivement le contrat. Une pré-étude technique est en cours. Il est a rappelé qu’actuellement nous payons annuellement plus de 11 000 € pour le service antenne alors que de nombreux copropriétaires reçoivent la TV via la fibre ou la ASDL.
Action : Prévoir la résiliation à l’ODJ de l’AG
· Brisset. Contrat cher (30 000€) et Brisset ne fait pas son travail de maintenance (aucun passage, toute intervention est facturée en supplément). Le travail sur les toits est mal fait et à refaire.
Action : Prévoir le courrier de résiliation du contrat -> resp. M.Régy.
Pour la consultation à venir sortir du contrat tout ce qui n’est pas obligatoire et prévoir des pénalités en cas de défaillance ou de non passage. Sur les points non obligatoires prévoir un carnet d’entretien prévisionnel et mandater les entreprises au cas par cas aux dates mentionnées dans ce carnet d’entretien prévisionnel
Action : lancer divers devis -> resp. M.Régy
· Groupe électrogène. Répondre aux questions : « à qui appartient-il ? » et « est ce que la copropriété en a besoin » ?
Action : prévoir à l’ODJ de l’AG de se passer de ce GE si cela s’avére envisageable
· La commission et le CS vont préparer une liste de demandes au syndic en vue d’assainir certains points sujet notamment : facturer à 4 centimes la page pour des grands tirages de courrier ; faire figurer un numéro de téléphone non surtaxé sur toutes les correspondances ; ...
6 / COM – AG / ASL
· M.Régy a envoyé une LAR pour déclencher l’AG de l’ASL Rampes avec à l’ODJ le changement de directeur.
Les statuts de l’ASL Rampes et de l’ASL Voie Piétonne sont à revoir intégralement. Ils ne tiennent pas compte de la nouvelle législation datant de 2006 !!!
Action : analyse révision des statuts (coût). Prévoir ce point à l’ODJ de la prochaine AG.
Action : faire un point avec M.Régy sur la réception des données (comptables, administratives, …) de l’ASL Voie Piétonne que devait fournir Foncia
7 / COM – Dossier FONCIA
· Assignation faire un point avec Me Audineau
Prochaine réunion du CS prévue semaine 38. Le jour est à définir en fonction des disponibilités.
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