Lettre d’information aux copropriétaires pour l’Assemblée Générale

Etienne B.                                                                         le 17 Janvier 2011
16 villa de Lourcine
Président du conseil syndical


Lettre d’information aux copropriétaires pour l’Assemblée Générale



Madame, Monsieur,

cette synthèse, qui sert de rapport moral de l’activité du Conseil Syndical durant l’année écoulée, vous est adressée pour information avant l’Assemblée Générale.

Le conseil syndical s’est réuni environ une fois par mois cette année et les comptes-rendus sont disponibles, soit à la loge du gardien, soit sur un blog d’information (sans que celui-ci ait un caractère officiel). Cinq commissions ont été créées pour traiter en dehors des réunions générales des sujets dans le détail (commission contrôle des comptes / communication / travaux / civilité / maîtrise des charges et entretien de l'immeuble). De la commission communication, par exemple, est issue la lettre d’information qui vous a été distribuée en juin.

Outre les affaires courantes, les actions fortes du conseil syndical cette année ont été :
 

1. un renforcement d’un contrôle régulier des comptes de la copropriété. Cette volonté du CS a donné lieu à de nombreuses actions dont de nombreuses demandes ciblées et trois déplacements chez Foncia pour la mise en place d’un mode de fonctionnement et pour une analyse des factures sur place.
2. le suivi des travaux passés ou à venir : plusieurs visites d’immeuble ont été réalisées par le CS en ce sens (justification du montant dépensé ou prévu, vérification de la prestation attendue ; analyse de certaines factures ; lancement de devis parallèle).
3. la prise en main du sujet de perte d’étanchéité de la toiture du 16, dont l’origine est mal cernée, et qui doivent occasionner de gros travaux inscrit à l’ordre du jour et qui seront abordés plus en détail lors de l’AG.
4. le recrutement d’un nouvel ascensoriste, CEPA, en remplacement de Schindler. Un audit des installations a été effectué à la demande du conseil, puis un appel d’offre auprès de quatre ascensoristes. Le choix de CEPA a été fait par le  conseil syndical au vu des bonnes références de ce dernier et au vue de sa taille moyenne mais suffisante pour assurer le suivi des interventions par les mêmes techniciens, sans sous-traitance.

D’autres actions, comme l’entretien des espaces verts, la gestion et la création d’un local vélo, le remplacement des boitiers lampes de sécurité ont connu un début de traitement.

Globalement, les relations avec le syndic sont difficiles, et sa gestion a été perçue par de nombreux membres du CS comme opaque et inefficace, le mettant souvent devant le fait accompli, sans concertation, et laissant la plupart des mails sans réponse. En réunion, FONCIA répond souvent de manière évasive. D’une manière générale, FONCIA sous-estime la maintenance courante, ce qui oblige à retenir des solutions onéreuses quand l’urgence dicte la conduite à tenir. Les principaux exemples sont :

1. la gestion des fuites de la toiture, qui n’ont pas été prises en compte à temps par Foncia. Cela a conduit à d’importantes dégradations dans les parties tant privatives que communes et à agir tardivement et dans l’urgence, au cœur de l’hiver (à l’heure qu’il est , les travaux n’ont toujours pas commencé),
2. les blocs de sécurité que Foncia voulait changer en totalité (coût supérieur à 30.000€) alors que pour certains blocs, il suffisait de changer les ampoules.
3. les ASL (gestion commune de la voie piétonne et des parties communes des parkings) ont à la fois FONCIA comme directeur et comme représentant de notre copropriété, ce qui leur permet de prendre des décisions sans nous consulter, et bien souvent hors de tout contrôle. FONCIA a organisé une AG de ces ASL, la veille du 14 juillet, en pleine matinée, sans mandat de vote du CS. Pourtant, en moins d’un 1/4 h, ce sont respectivement 138.500 € et 108.000€ de budget qui ont été votés, le renouvellement de FONCIA comme président et des travaux onéreux sur le poste de sécurité, qui étaient simplement ergonomiques et que FONCIA a présentés comme indispensables à la sécurité. Une nouvelle AG d’ASL a eu lieu le 5 janvier, dans les mêmes conditions, alors qu’une date postérieure à l’AG de copropriété aurait dû être choisie,
4. le suivi de la maintenance des ascenseurs mal assuré par FONCIA a obligé le conseil syndical à gérer directement ce dossier : lancement d’un audit auprès d’un prestataire et réalisation de la synthèse, visite des ascenseurs avec le concierge, rédaction du dossier d’appel d’offre, dépouillement des offres/synthèses, et réception des finalistes. Le résultat a été de remplacer Schindler,
5. le suivi des comptes. En mai dernier, le conseil syndical s’était mis d'accord sur une façon de fonctionner avec MM Legrand et Vollet (directeur général de Foncia Laporte). Une grosse copropriété comme la notre nécessitant un certain suivi, ils se sont engagés à nous communiquer un extrait des comptes trimestriellement, ainsi que la copie électronique des factures. Après cette date, le conseil syndical n’a jamais rien reçu, malgré deux mails de rappel, puis une LALR. Il a fallu la mise en demeure d’un avocat que nous avons mandaté pour que FONCIA consente à communiquer des pièces comptables, mais parcellaires et non exploitables.

Cette opacité dure depuis longtemps, et il y a un an déjà, un membre du conseil syndical a assigné FONCIA qui refusait de fournir les listes de présence à l’AG. Le tribunal a condamné FONCIA à fournir les documents demandés. L’examen de ces pièces soulève selon nous des interrogations sur la façon dont FONCIA a pu utiliser certains pouvoirs et nous amène à vous demander de ne transmettre aucun pouvoir en blanc au syndic (ceci est d’ailleurs interdit par la loi du 10 juillet 1965) mais seulement à des personnes que vous connaissez, ou à défaut au président du conseil syndical qui les répartira entre les membres du CS. Dans la mesure du possible, précisez bien quelles sont vos consignes de vote.

Ces difficultés chroniques ont conduit une majorité des membres du conseil syndical à se prononcer pour un changement de syndic. La recherche d’un nouveau syndic a donc été menée, avec la volonté de trouver un cabinet ayant des pratiques différentes, et de préférence de taille moyenne. Plusieurs candidats ont été consultés et le choix a été de représenter le Cabinet Centennial.

Des membres du CS, ne portent pas le même avis sur ces sujets et ne partagent pas certaines conclusions de cette communication. La proposition qui leur a été faite de rédiger leur propre synthèse afin de la joindre à ce document est, à l’heure qu’il est, restée sans réponse.

Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes meilleures salutations.